MyPeopleDoc : Qu’est-ce que c’est ? Pourquoi l’utiliser ? Points forts et points faibles ?

Chaque mois, les entreprises sont confrontées à la nécessité d’envoyer des documents RH à leurs employés… une tâche qui peut être à la fois laborieuse et propice aux erreurs ! Afin de simplifier ce processus, MyPeopleDoc émerge aujourd’hui comme une solution moderne qui répond de manière proactive aux besoins évolutifs des entreprises en matière de gestion des documents RH.

My PeopleDoc, qu’est-ce que c’est ?

MyPeopleDoc, rebaptisé UKG HR Service Delivery, a vu le jour en 2008 avec pour ambition de simplifier et d’optimiser les processus liés aux Ressources Humaines (RH). En effet, cette plateforme en ligne numérisée vise principalement à moderniser et à rendre plus efficaces les opérations liées à la gestion du personnel, en particulier en ce qui concerne l’envoi et l’archivage électronique de documents administratifs tels que les fiches de paie.

Pourquoi utiliser MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc comporte deux grandes fonctionnalités principales. Il permet tout d’abord de stocker dans un coffre-fort sécurisé en ligne tous les documents administratifs (contrats, factures, fiches de paie, documents personnels…). La plateforme propose ainsi un espace de stockage 10 Go gratuit et accessible à vie.

Mais MyPeopleDoc va bien au-delà du simple archivage, puisqu’il permet également de faciliter la distribution des documents par les services RH.

Par ailleurs, la plateforme répond de manière efficace aux préoccupations actuelles des entreprises, telles que la réduction de l’empreinte carbone, la transparence des données, l’accès rapide à l’information, la participation active des employés dans la gestion de leurs documents RH.

Comment utiliser MyPeopleDoc ?

Pour obtenir les tarifs, il est nécessaire de demander une démo. Pour cela, il suffit de remplir le formulaire dédié, et de fournir des informations spécifiques sur l’entreprise (nombre de collaborateurs, code RH, coordonnées…).

Concernant l’accessibilité de MyPeopleDoc : le logiciel est compatible avec une variété d’appareils, notamment les ordinateurs, les tablettes et les smartphones. Cette polyvalence permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents RH à tout moment et de n’importe où, ce qui facilite la collaboration à distance.

Comment activer mon compte ?

L’activation d’un compte sur MyPeopleDoc dépend souvent du processus spécifique mis en place par l’entreprise ou l’organisation qui utilise cette plateforme pour la gestion des documents RH.

La plupart du temps, l’activation d’un compte sur MyPeopleDoc commence par la réception d’une invitation de la part de votre employeur. Cette invitation peut être envoyée par e-mail ou par un autre moyen de communication interne à l’entreprise.

Dans l’invitation, vous devriez trouver un lien d’activation. Cliquez donc sur ce lien pour commencer le processus d’activation de votre compte.

 Suivez ensuite les instructions pour créer votre compte MyPeopleDoc. Vous devrez probablement fournir des informations personnelles telles que votre nom, prénom, adresse e-mail, etc. Certains systèmes peuvent également nécessiter la création d’un mot de passe sécurisé.

Certains systèmes peuvent nécessiter une vérification supplémentaire de votre identité. Cela peut inclure la réponse à des questions de sécurité, la validation par e-mail ou d’autres méthodes de vérification.

Avant d’accéder à votre compte, il se peut que vous deviez accepter les conditions d’utilisation de MyPeopleDoc. Assurez-vous de les lire attentivement avant d’accepter.

Une fois le processus d’activation terminé et votre compte créé, vous devriez avoir accès à votre espace personnel sur la plateforme. Vous pourrez alors consulter, télécharger ou gérer vos documents administratifs.

Les points forts et points faibles de MyPeopleDoc

Les points forts :

• Accès sécurisé par lien d’invitation uniquement
• Flexibilité d’accès via divers périphériques (navigateur web, application mobile et application desktop)
• Outil disponible en plusieurs langues
• Gratuité d’utilisation pour les employés
• Gain de temps dans la classification et l’envoi des divers documents administratifs et RH au sein de l’entreprise
• Archivage des documents envoyés dans le coffre-fort pour 50 ans chez CDC Arkhinéo
• Accès au coffre-fort électronique depuis de nombreux périphériques : navigateur web, application mobile, application desktop
• Conforme aux normes réglementaires en vigueur
• Service d’assistance client réactif

Les points faibles :

• Besoin de demander une démo pour obtenir les tarifs. Certains utilisateurs préféreraient une transparence immédiate sur les coûts
• Nécessité de créer un compte pour accéder à la plateforme
• Espace de stockage personnel limité à 10 Go, ce qui peut poser des défis pour les entreprises générant d’importants volumes de documents
• Impossibilité d’uploader un fichier de plus de 250 Mo

Des alternatives à MyPeopleDoc ?

D’autres options concurrentes à MyPeopleDoc sont également disponibles sur le marché, parmi lesquelles :

• Paycor :

Paycor offre des solutions intégrées pour la paie, les avantages sociaux, le recrutement et la gestion du temps. Elle vise à simplifier les processus RH pour les entreprises, en mettant l’accent sur l’automatisation et la centralisation des données.

• Rippling :

Rippling est une solution tout-en-un pour la gestion des employés. Elle propose des fonctionnalités intégrées pour la paie, les avantages sociaux, la gestion du personnel et l’informatique des employés. Son objectif est de simplifier les opérations RH et IT en automatisant les tâches administratives.

• Ciel Paye :

Ciel Paye est un logiciel de paie conçu pour simplifier la gestion des salaires et des déclarations sociales des entreprises. Il offre des fonctionnalités personnalisables adaptées aux normes françaises, facilitant ainsi la conformité aux réglementations en vigueur.

• Bamboohr :

Bamboohr est une plateforme de gestion des ressources humaines axée sur la simplicité et l’automatisation. Elle propose des fonctionnalités conviviales pour le suivi des performances, la gestion du personnel et la paie. Bamboohr vise à créer une expérience RH intuitive et centralisée.

• Primobox :

Primobox se concentre sur la dématérialisation des documents RH. Spécialisée dans la gestion électronique des bulletins de salaire et d’autres documents administratifs, Primobox offre un stockage sécurisé dans le cloud, contribuant ainsi à la réduction de l’utilisation de papier et à l’efficacité administrative.

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